Solutions client HB – Sélection de lieux

Les planificateurs de réunions sont de plus en plus contraints de faire plus avec moins. Les budgets des voyages diminuent, l'offre en matière de chambres d'hôtel est limitée et la qualité de l'assistance commerciale au sein des hôtels se dégrade. HelmsBriscoe aide les organisateurs de réunions à surmonter ces défis grâce à son expertise collective et son pouvoir d'achat qui lui permettent d'obtenir des informations et des concessions dans le plus grand nombre possible d’hôtels et de lieux.
Une fois que nous avons identifié les lieux qui correspondent à vos critères, nous négocions les tarifs et les concessions et facilitons la négociation du contrat. En tant que client, cela vous permet de rentabiliser au mieux votre réunion sans dépenser un centime !

Définir une stratégie


Rechercher l'historique des réunions

Définir les objectifs, le budget et les exigences de la réunion

Utiliser les ressources exclusives de HelmsBriscoe pour identifier les lieux appropriés

Analyser les offres et les promotions réservées à HelmsBriscoe

Évaluer


Élaborer et soumettre des appels d'offres correspondant aux besoins et priorités de la réunion

Rassembler et analyser les données concernant les hôtels

Évaluer les offres de lieux

Négocier


Négocier avec les lieux​​​​​​​

Recommander des stratégies pour réduire les coûts et minimiser les risques

Coordonner les visites de repérage

Exécuter


Aider à la sélection d'hôtels

Informer les lieux des décisions prises

S'assurer de la bonne mise en œuvre de l'événement

Solutions client HB – Gestion complète des réunions

Ce sont les détails qui font toute la différence dans l'organisation d'un événement vraiment mémorable. En plus de la sélection du lieu, HelmsBriscoe propose la gestion complète des réunions que ce soit pour les programmes incentive, le lancement de produits, les réunions de vente et de marketing, les conférences, les salons professionnels, etc. par le biais de son réseau global de partenaires approuvés.

Les partenaires appouvés par HelmsBriscoe offrent une variété de services, notamment l'enregistrement des participants, le transport aérien et terrestre de groupes, la logistique, la scénographie, la gestion d’expositions, la fourniture des équipements, le contrôle du budget et la gestion complète d’événements. Notre réseau de partenaires constitué de professionnels dévoués met un point d'honneur à toujours organiser des réunions parfaites pour nos clients.

Pour commencer votre processus de planification d'événements avec ResourceOne, cliquez ici ou envoyez un e-mail à Kaye Sparks à l'adresse suivante : ksparks@helmsbriscoe.com. Rendez-vous sur le site ResourceOne pour obtenir de plus amples informations.

Solutions client HB – Croisières

Les croisières offrent un rapport qualité-prix exceptionnel, un contrôle budgétaire intégré, un processus de planification simplifié, un grand choix  de restaurants et de divertissements sur place, ainsi que des possibilités uniques de personnalisation des événements, sans trop de frais supplémentaires à la charge des participants.

Les navires de croisière modernes sont conçus pour accueillir des réunions : ils sont équipés de centres de conférence et de salles de réunion et offrent la possibilité de transformer les salles de spectacle et divers autres espaces en un lieu idéal pour votre événement. Étant donné que l'équipement audiovisuel est généralement gratuit et que le transport vers les lieux de divertissement est inutile, les navires de croisière offrent un excellent rapport qualité-prix et un cadre mémorable pour votre réunion.

Grâce au pouvoir d'achat de HelmsBriscoe et aux liens établis avec les compagnies de croisières, vous bénéficierez de forfaits exclusifs sur les infrastructures et d'un échéancier de paiement optimal. Nos experts en matière de croisières ont l'expérience de la gestion de réunions à bord de navires et de l'organisation d'excursions à terre. En tant que leader mondial de l'achat de prestations de réunions à terre et en mer, HelmsBriscoe peut vous aider à réserver un événement à bord d'une croisière qui dépassera vos attentes.

Solutions client HB – Consolidation des réunions

HelmsBriscoe offre une nouvelle perspective pour la consolidation des réunions, également appelée gestion stratégique des réunions ou GSR.

Voici quelques-uns des avantages que HelmsBriscoe peut offrir au cours du processus de consolidation des réunions :

Définition et quantification des opportunités

HB peut vous aider à analyser les sources de données afin d'identifier qui dépense quoi lors de réunions et d'événements organisés au sein de votre organisation, mais aussi de savoir quels montants sont dépensés et comment.

Technologie

HB ne dépend pas d'une solution technologique spécifique. Cependant, notre propre technologie, qui facilite l’inscription, l'approvisionnement et le suivi, est une option disponible gratuitement pour les clients HB.

Mise en œuvre

HB pilotera le processus de mise en œuvre au sein de votre organisation, en créant des e-mails et des présentations pour promouvoir le programme, le processus et les avantages liés à la consolidation des réunions.

Documentation du programme

HB pilotera le processus de mise en place de la politique de consolidation et du développement d'addendum standards.

Méthodologies en matière d'économies

HB aidera à déterminer les critères appropriés et à suivre et mesurer avec précision les résultats des négociations.

Valeur

Le pouvoir d'achat mondial sans équivalent de HB et son influence dans le secteur permettront d’obtenir de meilleurs résultats et de réduire ainsi les coûts, mais aussi les risques juridiques et financiers.

Gestion de la conformité

HB aidera à surveiller l'utilisation du programme et à identifier les parties prenantes non conformes afin d'optimiser la valeur du programme.

Pour plus d’informations sur les services de consolidation des réunions de HelmsBriscoe, veuillez cliquer  ici  pour entamer le processus, ou contactez Dave Chapman, vice-président général, à l’adresse suivante : dchapman@helmsbriscoe.com ou appelez le 1 480 718 2373.

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Téléphone : +1 480 718 1111
Fax : +1 480 718 1126
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